Balance de situación de cuentas. ¿Qué es y cómo hacerlo?

El Balance de Situación de Cuentas de una empresa representa el producto terminado del proceso contable de un período de tiempo. Puede tener diversas denominaciones, según el país donde opere la empresa, por ejemplo: Balance de Situación de Cuentas, Estado de Situación Patrimonial, o simplemente Balance.

Confeccionar un Balance de Situación de Cuentas, no es tarea sencilla, aún para expertos en el tema, pero lo fundamental es la organización de la documentación y de la información, y la registración oportuna en el tiempo, que sea fiel a la realidad económica y jurídica de la empresa.

¿Qué es el Balance de Situación de una Empresa?

Partiendo del esquema general del Balance de Situación de una Empresa, existen dos definiciones tradicionales que describen la operatoria a cabalidad.

Definición Jurídica de Balance de Situación de una Empresa

El Balance representa, por un lado, los bienes y los derechos a favor de la empresa en un momento dado de tiempo (activo), por otro lado, las obligaciones contraídas a esa misma fecha (pasivo); y como diferencia, el patrimonio perteneciente a los propietarios (patrimonio neto).

Fórmula jurídica: 

Activo – Pasivo = Patrimonio Neto

Definición Económica de Balance de Situación de una Empresa

El Balance muestra las fuentes de financiación existentes en un momento dado, procedente tanto de terceros ajenos a la empresa, como de los propietarios de la misma (pasivos y patrimonio neto) y la inversión o aplicación que se ha dado a esa financiación (activo).

En el activo se resumen y materializan todas las inversiones efectuadas. En el pasivo y en el patrimonio neto se encuentran resumidos los recursos de los que dispone una determinada empresa. En definitiva, en el pasivo y en el patrimonio neto obran los orígenes de los recursos y en el activo sus aplicaciones.

Fórmula económica o desde el punto de vista de los recursos: 

Activo (aplicaciones) = Pasivo + Patrimonio Neto (orígenes)

¿Cuándo realizar un Balance de Situación?

El Balance de Situación de una Empresa, brinda la información relativa a la situación de orígenes y aplicaciones de recursos a una determinada fecha de corte. 

Los usuarios de la información contable necesitan conocer el Balance de Situación de la Empresa a una fecha determinada, para tomar decisiones basadas en la realidad económica, de manera eficiente y oportuna.

Balance Inicial

Es el Balance de Situación de una Empresa a la fecha de su constitución. Es habitual que esté compuesto por activos de propiedad de sus dueños. 

Un ejemplo simple sería el siguiente:

En este supuesto, el patrimonio neto está compuesto por 100.000 unidades monetarias que representan el capital social inicial aportado por los socios de la empresa. El activo, por ejemplo, puede estar compuesto por un inmueble, dinero en cuentas bancarias y dinero de efectivo o caja.

Balance Final

Es el Balance de Situación de una Empresa a la fecha de cierre de ejercicio económico financiero o fecha del balance. Al momento de constituir la empresa, los socios fijan una fecha de cierre de ejercicio. En algunos países, es obligatoria la fecha de cierre al 31 de diciembre de cada año, pero en otros países, se permite que los socios fijen la fecha de cierre de ejercicio al finalizar el mes que ellos decidan.

Un ejemplo simple sería el siguiente:

En este supuesto, el patrimonio neto está compuesto por 100.000 unidades monetarias que representan el capital social inicial y 100.000 unidades monetarias que representan las ganancias del ejercicio económico. 

El pasivo está compuesto por 80.000 unidades monetarias que representan las obligaciones o deudas a corto y largo plazo contraídas por la empresa para financiar la inversión en activos. 

El activo está compuesto por 280.000 unidades monetarias que incluyen: un inmueble, instalaciones, maquinaria, equipamiento informático, mercadería, inversiones en moneda extranjera, dinero en cuentas bancarias, dinero en efectivo o caja.

Balance De Corte

Es el Balance de Situación de una Empresa realizado a una fecha necesaria para tomar decisiones eficientes y oportunas por parte de los usuarios de la información económico-financiera. Son ejemplos de balances a fecha de corte, los siguientes:

• Balance de Corte para seguimiento: balance mensual, trimestral, semestral.
• Balance de Corte para transacciones especiales: balance especial a una fecha determinada, necesario para postularse en una licitación con el Gobierno o con grandes empresas privadas.
• Balance de Corte para Due Diligence: balance especial a una fecha determinada, necesario para valuar y analizar la composición de la empresa, a los fines de realizar operaciones M&A, es decir, ventas de fondo de comercio, adquisiciones, fusiones, escisiones, transformaciones societarias, uniones transitorias de empresas, adquisición de préstamos especiales, etc.

¿Cómo hacer un Balance de Situación?

Un Balance de Situación de una Empresa requiere efectuar las siguientes tareas:

1. Documentación de cada una de las operaciones económico-financieras de la empresa.
2. Clasificación y registración contable de la documentación.
3. Resumen de las registraciones contables en un balance de comprobación de sumas y saldos a una fecha determinada.
4. Confección de Balance de Situación de la Empresa a una fecha determinada.
5. Control aritmético: el total del Activo debe ser igual a la suma del Pasivo y el Patrimonio Neto.

Estructura del Balance de Situación de Cuentas

El Balance de Situación de Cuentas, habitualmente se organiza del siguiente modo:

• Activo: por grado de liquidez, es decir, en la parte superior se ubican los activos con mayor posibilidad de convertirse en efectivo o equivalente de efectivo. Se clasifican en Activo Corriente o circulante y Activo No Corriente.
• Pasivo: por la fecha de cancelación de las obligaciones contraídas por la empresa. En la parte superior se ubican las obligaciones a cancelar en el corto plazo y en la parte inferior las obligaciones a cancelar en el largo plazo. Se clasifican en Pasivo Corriente y Pasivo No Corriente.
• Patrimonio Neto: se registran como un pasivo de muy largo plazo, es decir, es el pasivo que tiene la empresa con relación a sus propietarios. 

¿Cómo calcular el Balance de Situación?

El Balance de Situación de la empresa, se estructura en activo, pasivo y patrimonio neto. Al mismo tiempo, el activo se clasifica en Corriente y No Corriente, al igual que el pasivo. 

El patrimonio neto contiene los aportes de los socios, los aportes voluntarios de terceros y las ganancias o pérdidas generadas por la empresa durante sus operaciones.

Fórmula de cálculo general:

Activo = Pasivo + Patrimonio Neto

Y la fórmula desagregada...

Activo Corriente + Activo No Corriente = Pasivo Corriente + Pasivo No Corriente + Capital + Resultados

Ejemplo de Balance de Situación de Cuentas

¿Por qué es importante hacer un Balance de Situación en la Empresa?

La información económico-financiera de la empresa es fundamental para la toma de decisiones eficiente y oportuna por parte de los usuarios, por ejemplo: socios, inversionistas, proveedores, clientes, bancos, Gobiernos, etc.

La valuación y la exposición de la información económico-financiera permite determinar el valor y la composición de la empresa a una fecha determinada, y ello permitirá, por ejemplo: fijar adecuadamente el valor de cotización de las acciones de la empresa en un momento determinado, la posibilidad de recibir créditos de bancos y del Gobierno, la probabilidad de ganar un proceso licitatorio, entre otras.

La información económico-financiera debe cumplir con ciertas aseveraciones que garantizan la seguridad razonable de la información que se refleja en el Balance de Situación de la Empresa, y que son respaldadas por la documentación y los registros contables, a saber:

- Existencia: los bienes y derechos pertenecen a la empresa, las deudas u obligaciones han sido contraídas por la empresa, el capital social ha sido constituido por los socios, los resultados obtenidos son genuinos. La documentación de respaldo de las operaciones existe.

- Integridad: se han registrado la totalidad de las operaciones que involucran al activo, pasivo y patrimonio neto de la empresa. La documentación de respaldo está completa.

- Veracidad: las operaciones que involucran bienes, derechos, obligaciones, deudas, capital y resultados, son verdaderas. Los documentos comerciales son verdaderos y pertenecen a operaciones de la empresa.

- Valuación: los bienes, derechos, obligaciones, deudas, capital y resultados, han sido medidos de acuerdo con las normas contables vigentes a nivel internacional y local.

- Exposición: el activo, el pasivo y el patrimonio neto ha sido expuestos en su totalidad, conforme las normas contables vigentes a nivel internacional y local.

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