Estructura de costes de una empresa. ¿Qué es y cómo crearla?

En este artículo vamos a explicar qué es una estructura de costes de una empresa, y por qué es tan importante. Cuando se crea una nueva empresa, especialmente las Startups que están en boga, se piensa en la producción de bienes y servicios innovadores, creativos, que puedan venderse con facilidad, que permitan fidelizar clientes y generar una reputación excepcional.

Sin embargo, pocas empresas asumen la responsabilidad de calcular a conciencia sus costes. En la mayoría de las empresas, se delega esta actividad en los contables, los auditores y algunos ingenieros industriales, que conocen y respetan el tema de los costes como base de cálculo de la rentabilidad. 

Generar un buen retorno de la inversión, no solamente necesita ventas continuas y de gran volumen, también requiere costes calculados cabalmente, pues el precio está conformado por los costes más la rentabilidad que se desea obtener.

‍

¿Qué es una Estructura de Costes de una Empresa?

Previo a definir una estructura de costes, es necesario conocer ¿qué son los costes? 

El coste es la medida y valoración de los consumos realizados o previstos por la aplicación racional de los factores para la obtención de un producto, trabajo o servicio. En definitiva, consiste en dar un valor monetario a los factores productivos: tierra, trabajo, capital y tecnología, que se aplican para la obtención de bienes y servicios.

La estructura de costes comprende el abanico de cálculos estructurados y sostenidos en el tiempo, por medio del cual se determinan los costes de la empresa. 

La estructura de costes es más amplia que el simple coste de producción de los bienes o servicios. Los intereses por el acceso al dinero, la amortización de los bienes de uso y los impuestos, también son costes a tener en consideración en la estructura citada.

‍

Contenido relacionado

• Auditoría Financiera de una empresa
• Riesgos financieros de una empresa

‍

Tipos de Costes de una Empresa

El coste, por sus características, es una magnitud demasiado amplia para ser considerada como un todo, y es por ello necesaria una clasificación de costes teniendo en cuenta diversas particularidades.

Costes según el ámbito de procedencia

‍Costes Internos de una Empresa

Son costes que ocurren exclusivamente en el seno de la actividad de la empresa, por ejemplo: los costes directos de bienes y servicios. Suelen estar directamente relacionados con los procesos de producción y venta, involucrando los factores de producción necesarios.

Costes Externos de una Empresa

Son costes que ocurren más allá de la actividad empresarial propiamente dicha, por ejemplo: los impuestos a pagar, las tasas por servicios, los gastos generales, entre otros.

‍

Costes según la variabilidad

Costes Fijos de una Empresa

Son aquellos costes que permanecen inalterables ante variaciones del volumen de actividad en el corto plazo, es decir, que no impliquen ampliación de la capacidad instalada de la empresa. 

Por ejemplo: el pago del alquiler del inmueble donde se lleva a cabo el proceso productivo, el pago de servicios que no varían en función de la producción, como las tasas municipales o el servicio de alumbrado público.

Costes Variables de una Empresa

Son aquellos costes que varían de forma proporcional en función del nivel de actividad o producción de la empresa. 

Por ejemplo: horas máquina, horas hombre, unidades vendidas, etc. Los costes variables lo son en el corto y en el largo plazo, se modifique o no la capacidad instalada de la empresa.

‍

Costes según la función que cumplen en la empresa

Costes de Aprovisionamiento de una Empresa

Son aquellos costes relacionados con la adquisición de insumos e instrumentos y la contratación de mano de obra para llevar a cabo el proceso productivo. 

Costes de Transformación de una Empresa

Son aquellos costes relacionados con la producción de los bienes y servicios objeto de la actividad empresarial. 

Por ejemplo: horas máquina, salario del personal, energía eléctrica consumida en la producción, entre otros. 

Costes Comerciales de una Empresa

Son aquellos costes relacionados con la distribución, venta y comercialización de los bienes y servicios. Incluye también los costes por servicios postventa.

Costes de Administración de una Empresa

Son aquellos costes relacionados con la gestión, coordinación, planificación y control, a nivel general en la empresa.

‍

Costes según la aplicación en la actividad de la empresa

Costes Directos de una Empresa

Existe una causalidad inequívoca e identificable con respecto al objeto o destino del coste. No se utiliza ningún método de reparto de costes. Por ejemplo: madera y tornillos para fabricar muebles.

Costes Indirectos de una Empresa

No existe una causalidad directa con el objeto del coste y está sujeto a reparto proporcional entre distintas unidades de gasto. Por ejemplo: energía eléctrica consumida.

¿Cómo calcular los Costes de una Empresa?

Existe una clasificación de costes que permite visualizar el cálculo de los costes de una empresa de manera efectiva, cualquiera sea la actividad principal que se realice. Además, se puede efectuar este cálculo de manera continua en el tiempo, y para cada una de las actividades de producción o venta de bienes y servicios.

Costes según la vinculación con el proceso de producción de la empresa

Ventajas de crear una Estructura de Costes

Contar con una estructura de costes sólida en la empresa, pero flexible a lo largo del tiempo, genera las ventajas que se indican a continuación, las cuales no son taxativas:

• Permite conocer qué factores productivos se necesitan para producir y vender bienes o servicios, desde la idea de negocio hasta la posventa, facilitando su medición contable.
• Facilita el cálculo del precio de los bienes y servicios a vender, en todo momento.
• Beneficia la organización del flujo de recursos y de fondos de la empresa, para conocer la cantidad de cada factor productivo aplicable en el tiempo a una determinada actividad, y la salida o el ingreso de dinero necesarios para realizar dicha actividad.
• Genera ventajas competitivas, pues permite medir la rentabilidad esperada de la venta de los bienes y servicios a lo largo del tiempo, con una seguridad razonable en su cálculo.
• En empresas que operan en múltiples jurisdicciones o realizan transacciones a nivel internacional, permite incluir componentes financieros, gastos aduaneros y factores inflacionarios, en los cálculos de la rentabilidad esperada.
• Permite cuantificar los factores productivos que se requieren en el corto plazo, pero también permite evaluar la posibilidad de ampliar la capacidad instalada de la empresa y su posible impacto en los costes y en la rentabilidad.
• Los planes de negocios, los presupuestos para licitaciones y los procedimientos de Due Diligence, entre otros, requieren la presentación de estructuras de costes para evaluar adecuadamente las operaciones empresariales.

‍

¿Cómo reducir los Costes?

La reducción de costes de una empresa depende de varios factores, entre otros:

• Las características técnicas del bien o servicio.
• El cliente objetivo que posee la empresa.
• El mercado en el que opera la empresa según su actividad.
• Las jurisdicciones en las que opera la empresa.
• Los riesgos asociados a la actividad.
• La situación legal, financiera y fiscal de la empresa.

‍

Importancia de la Gestión de Riesgos para reducir los Costes

La Gestión de Riesgos mediante un tablero de comando, actualizado 24/7, permite a la empresa decidir qué riesgos puede asumir y calcular el coste no solo de estos riesgos, sino también de las medidas preventivas y correctivas a aplicar.

Por ejemplo: una empresa que se dedica a la fabricación de muebles de madera, ante un incendio, puede perder la totalidad de la producción, además de los riesgos humanos incalculables. Por lo tanto, es necesario tomar medidas preventivas físicas, como los extintores automáticos, las alarmas a la central de bomberos y las salidas de emergencia, pero también medidas preventivas financieras, como la contratación de seguros. 

Dentro del mismo ejemplo, la empresa deberá conocer los riesgos reputacionales, legales y económicos que puede generarle la tala de árboles irresponsable del proveedor de la madera, por ejemplo. En este caso, el riesgo se asocia a terceras partes vinculadas a la empresa.

En conclusión, una Gestión de Riesgos eficiente y oportuna, tanto propia como de terceros que se relacionan con la empresa, permite generar una reducción de costes a corto y largo plazo, totalmente beneficiosa a nivel de rentabilidad, retorno de la inversión y reputación corporativa.

‍